増え続ける書類の整理、どうしていますか？

みなさんこんにちは。
不用品。おかたづけのヒント&サービス　CureReスタッフのミニマリスト岡本です。

先日、千葉にお住いのお客様からご要望があり、書類の整理に伺いました。
仕事で使うもの、プライベートのもの、取っておくべきかよくわからないものが、テーブルの上の「なんとなく紙類を入れる場所」にすべて入れられており、ひとりではなかなか手がつけられなかったようです。
みなさんは普段、書類の整理をどのようにしていますか？こんまりさんこと近藤麻理恵さんは、著書「人生がときめく片付けの魔法」の中で「書類は全捨て」つまり全部捨てるとおっしゃっています。理由はときめかないから。

とはいえ、現実的にはなかなか全部捨てるのは難しいものですよね。今回は、書類のお片づけについて、実際にお客様のおうちに伺った時の片付けの流れをもとに、書類整理の方法についてご紹介いたします。

本当に必要な書類とそうでない書類を分ける、必要な書類を保管する、そしてわざわざまとまった時間を確保しなくても片付くルール！ぜひ参考にしてください。

作業を始める前に準備しておいて欲しいもの～その1～

これは、お片づけに一番必要なことです。なんだと思いますか？それは、片付ける時間を確保することです。片付けるものの量にものよりますが、まずは2時間半くらいを確保してください。書類の整理のみに集中する時間です。お子さんがいるなら誰かに預ける、電話やメールも一切見ない。そんな時間を作ってください。そんなの無理？いえいえ、1回だけ2時間半だけ、頑張ってみてください。一度片付いてしまえば、二度と書類整理に振り回され無くなります。

作業を始める前に準備しておいて欲しいもの～その２～

・畳1畳分くらいのスペース
書類の分類は、洋服などと違い「要る」「要らない」「保留」の3種類に分けてしまうと、後で要る物の中をお金関係や契約関係、お知らせのプリント類など分類わけする作業が増えてしまいます。また要らない書類についても個人情報を含むものはシュレッダーにかけたり、資源ゴミにだすものや燃えるゴミに出すものなど、こちらも後で仕分ける作業が増えてしまいます。

ひとつひとつの書類を見ながら分類別にわけていくと、意外と何十種類にもなるんです。今回伺ったお宅では、ざっと20種類ほどありました。たくさん分けすぎた場合は、後で似たような分類にまとめることができます。書類の大きさはおおきくてもせいぜいA4くらいです。そのA4が20個くらい並べられるスペースを作ってから始めてください。

・紙袋またはダンボールを5つ、付箋、ペン
付箋に燃やすゴミ、燃やせないゴミ、シュレッダー、資源ごみ、その他と書いて紙袋またはダンボールに貼ります。今回伺ったお宅にはシュレッダーがあったので、作業をしながらそのまま直接シュレッダーを使いました。ご自宅にシュレッダーがない、またはあるけど手動で動くタイプの場合は、後でまとめてやることをお勧めします。

また地域によってゴミの分別が変わりますので、作業に入る前にあらかじめ調べておいてください。

いざ作業開始！

無造作に置かれた書類たちを分類ごとにわけながら、要るものは床のスペースに、要らないものは上記で準備した紙袋などに分けていきます。ここで気をつけたいのが、出てきた書類をその場でファイリングしたり、どこにしまうかを考えないことです。整理収納はまた別の作業ですから、いまは要るか要らないかを分ける作業に集中しましょう。

主な分類
国民年金・マイナンバー・保険（健康保険/社会保険/民間の保険/自動車保険/地震保険など）・銀行・クレジットカード・セミナーでもらった資料・契約関係（スマホやネット）・仕事で使う資料・子供が学校でもらってくるもの・給与明細・医療費関連・資格関連（免許/資格/賞状）・お店のチラシ＆クーポン・説明書（保証書）・家計簿・領収書

これだけでざっと16種類になりました。ご家庭の状況によって何種類になるか変わりますが、床に並べていきながらどんどん分類が増えていくので、途中でこのまま放置になったらどうしよう…と不案になります。でもそこでひるまない！時計を見ながら残り30分になったらまとめの作業に入れば大丈夫です。（まとめの作業については記事の後半でご紹介しています）

これって捨てていいの？

分類をしながらどうしても捨てることに迷ってしまう書類があります。たとえば取扱説明書ですが、ほとんどの家電は今ネットで説明書がダウンロードできるようになっています。説明書の分類に分けたものを後でネットでまとめて検索をし、ダウンロードができることがわかったら処分することをお勧めします。ただし、ネットで検索したりダウンロードがよくわからないという場合は紙の説明書で残しておく方がいいでしょう。

また、メルカリなどで売ることが確定している場合は取っておく方がいいかもしれませんが、少しでも書類関係を減らしたいのなら割り切って処分することをオススメします。

この他にもネットで状況が確認できるものがいくつかあります。年金の支払い状況やクレジットカードの明細など、処分に迷うものは一旦分類に分けておき、あとでまとめてネットで確認してから処分しましょう。クレジットカードの規約はネットで確認できるものがあります。紛失した時や解約の時の連絡先もネットで確認ができます。ネットで確認ができる場合は紙のものは処分してしまいましょう。紙ベースで残す場合は、規約は時々更新されますから同じものが出てきたら古い方は処分してください。

今回伺ったお宅では、ネット検索があまり得意ではないとのことで、説明書や規約は紙で残すことになりました。

つい取っておきたくなってしまうもの

セミナーの書類、パンフレットやチケットなど処分に迷うものがありますね。セミナーなどの勉強会でもらった資料には、メモも残してありますから、また読み返す場合は取っておいた方がいいでしょう。ただ、ほとんどの場合読み返すことなくいろんな紙の山に積まれることがほとんどです。情報が古くなっていることもありますので、5年～10年前のものなどは思い切って処分してください。セミナーは、参加して実践して自分のものにしていくのが一番いい流れだと思います。何年経っても実践できないまま、度々資料を見て「できてない…やらなくちゃ…」と落ち込むよりも、今の自分が学びたいもの、今の自分にちょうどいい学びのスタイルを探してください。

ちなみに私は、毎月1回必ず参加しているセミナーがあるのですが、A4のホチキス留めの資料が３mmくらいあるので、一年で４㎝近くになります。取っておきたくなる性格なので２年ほど前からいただくのをやめました。セミナー中はプロジェクターに表示されますし、PDFでいただくこともできるので、セミナー中は自分のノートにメモを取るようにしています。

パンフレットやチラシは、書類ではなく写真などの思い出の分類にあたります。アルバム関連としてまた別の分類に分けてください。

結局捨てられない書類がいっぱいになってしまった

写真に撮って残す方法があります。友人の家族が映った年賀状やとりあえず内容が確認できればよいものなど。スキャナーを使ってパソコンの中にデータとして保存する方法もありますが、量が多いと家庭用のスキャナーの場合、1枚スキャンするのに1分近くかかることがあります。パソコンが苦手な方でも、スマホで写真に撮ったり後で写真を探すことができる方は、写真に撮って残すという方法も試してみてください。

分類が終わったら

いよいよ収納です。今回伺ったお宅には、すでにクリアファイルやバインダーなどが10冊以上あったので、クリヤーブックに入れてバインダーの背表紙にマスキングテープで書類の名前を書きました。

銀行・クレジットカードの分類の量をみて、バインダー一冊に収まりそうだったので、これはひとつのバインダーにまとめました。

説明書は冊子になっていることが多いので、ひとつのバインダーに。引き出しが一つ確保できる場合は、引き出しに入れてもいいですね。本棚の方が探しやすかったり、引き出しを開けたら全部入っている方がわかりやすかったりなどは各家庭で異なります。収納に正解はないので、うちってどっちの方が扱いやすいかな？を一度試してみることをオススメします。扱いにくいなと思ったらまた別の方法を試してみてください。

作業終了の30分前になったらまとめの作業へ

今回伺ったお宅では、すでにバインダーなど分類分けできるものがあったということと、作業を３人でやっていたということもあり（お客様とお客様宅でお手伝いをしてくださった方がいました）2時間半で収納まで完了しました。でもこれを1人でやったり、ちょうどいいサイズのバインダーや引き出しがなかったりということもあります。収納の準備ができるまでは、紙袋や段ボール、レジ袋などを活用し、分類が混ざらないようにしておいてください。

分類ごとに量やサイズを確認し、100円ショップや無印良品などに買いに行いましょう。ただ、100円ショップのバインダーは薄手のものが多かったり後で追加ができないものも多いので、分類ごとに購入すると結構な量になります。クリヤーブックが後から追加できる３㎝～５㎝程度のしっかりしたものがひとつあれば、そのバインダーの中でお金関係一冊としてまとめることもできます。土曜日の午前中に分類作業をし、日曜日に買い物に行くなど計画を立てて進めてください。